Tugas 2: Psikologi Manajemen

Pengorganisasian Struktur Manajemen

A. Definisi Pengorganisasian

Istilah organisasi berasal dari kata organum, yang berarti alat, gabian atau komponen-komponen. Di dalam pendekatan manajemen, istilah organisasi mempunyai dua arti umum. Arti pertama mengacu pada suatu lembafa (institusi) atau kelompok fungsional, sedangkan arti kedua mengacu pada proses pengorganisasian, yang menuurt Umar (2000) diartikan sebagai cara pengaturan pekerjaan dan pengalokasian pekerjaan di antara anggota organisasi, sehingga organisasi diharapkan melaksanakan fungsi penting untuk membantu ketidakmampuan anggota sebagai individu dalam rangka mencapai tujuan yang sulit atau bahkan tidak mungkin dicapai sendiri.

Nuraida (2012) mengungkapkan bahwa pengorganisasian adalah suatu proses penetapan ke dalam struktur peran yang dibutuhkan untuk memasukkan orang-orang (dalam hal ini pegawai) ke dalam organisasi. Sehingga dapat dikatakan bahwa organisasi merupakan suatu fungsi-funski operasional, manusia, dan fasilitas terkoordinasi untuk mencapai sasaran organisasi.

B. Pengorganisasian sebagai Fungsi Manajemen

Pengorganisasian merupakan salah satu dari lima fungsi manajemen yang sangat berperan dalam pencapaian operasi perusahaan secara efektif dan efisien. Lebih lanjut, fungsi ini dapat menentukan apakah organisasi bisa mengoptimalkan efisiensi penggunaan sumber dayanya, baik SDM maupun sumber daya yang lain. Fungsi ini didefinisikan oleh Robbins (dalam Sukoco, 2007) sebagai aktivitas yang menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang melaksanakannya, bagaimana tugas tersebut dikelompokkan dan didistribusikan, kepada siapa akan dilaporkan hasilnya, dan di mana keputusan mengenai hal tersebut akan dibuat. Semua aktivitas tersebut termasuk salah satu tanggung jawab manajer administrasi dalam mendesain struktur organisasi sebuah perusahaan.

Actuating Manajemen

A. Definisi Actuating

Actiuating atau pelaksaan adalah suatu fungsi manajemen untuk suatu fungsimanajemen untuk menggerakkan orang-orang agar bekerja sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Banyak orang mengambil kesimpulan bahwa fungsi manajemen pelaksaan merupakan fungsi yang paling penting karena berhubungan dengan sumber daya manusia. Pimpinan organisasi harus dapat memberi motivasi sehingga setiap orang mau bekerja sama dengan orang lain untuk mencapai suatu tujuan.

B. Pentingnya Actuating

Fungsi actuating lebih menyangkut dorongan (motivasi) dan partisipasi yang terarah. Penggerakan humas bukanlah sekadar menggiatkan kemampuan dan keahlian mekanisme kerja humas dalam tahapan proses, seperti pengumpulan data, perencanaan, komunikasi dan evaluasi. 

C. Prinsip Actuating

Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan. Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

1. Makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri, artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.
2. Prinsip keharmonisan dengan tujuan. Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.
3. Prinsip kesatuan komando. Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

Mengendalikan Fungsi Manajemen

A. Definisi Controlling

Controlling adalah upaya supervisor untuk memastikan apakah seluruh anggota tim telah berada pada tujuan dan kinerja yang diharapkan. Controlling yang baik tidaj semata-mata mengawasi dan menegur para bawahan, yang jauh lebih penting adalah memberikan dukungan atau bantuan agar seluruh pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana.

B. Kontrol sebagai Proses Manajemen

Komponen akhir dari proses manajemen strategis adalah pengendalian (controlling). Pengendalian dirancang untuk mendukung para manajer dalam mngevaluasi kemajuan organisasi dengan strateginya dan ketika terdapat ketidaksesuaian, manajer melakukan tindakan-tindakan korektif sekaligus memungkinkan fleksibilitas untuk beradaptasi terhadap kondisi-kondisi yang berubah. Sama seperti semua sistem kontrol pada umumnya, organisasi harus mengembangkan indikator kinerja, sistem informasi dan mekanisme yang spesifik untuk memantau kemajuannya.

C. Tipe-Tipe Kontrol

Fungi controlling akan menjadi efektif jika hal ini diterapkan pada tempat yang benar. Para pengawas dapat mengimplementasikan kendali sebelum memulai bisnis (feedforward), selama berlangsungnya proses bisnis ( concurrent) atau setelah terjadinya proses bisnis (feedback)

• Forward diterapkan sebelum dimulainya aktivitas bisnis. Tujuannya adalah untuk mengantisipasi masalah yang mungkin muncul. 
• Concurrent diterapkan pada saat berlangsungnya proses. Yang dikategorikan dalam kendali ini adalah saat dilakukannya pekerjaan. Di dalamnya termasuk setiap jenis mekanisme pedoman atau kendali yang ada.
• Feedback berfokus pada hasil aktivitas bisnis. Mereka menjadi pedoman dalam perencanaan, inpit dan perancangan proses.

Motivasi

A. Definisi Motivasi

Motivasi afalah konsep yang menggambarkan baik kondisi ekstrinsik yang merangsang perilaku tertentu, dan respons instriksik yang menampakkan perilaku manusia. Semua manusia mempunyai motivasi atau dorongan. Motivasi diukur dengan perilaku yang dapat dilihat. Motivasi adalah suatu sugesti atau dorongan yang muncul karena diberikan oleh seseorang kepada orang lain atau dari diri sendiri, dorongan tersebut bermaksud agar orang tersebut menjadi orang yang lebih baik dari yang sebelumnya. Motivasi juga bisa diartikan sebagai sebuah alasan yang mendasari sebuah perbuatan yang dilakukan oleh seseorang.

B. Teori-Teori Motivasi

Secara garis besar, teori motivasi dikelompokkan ke dalam tiga kelompok yaitu teori motivasi dengan pendekatan isi/kepuasan (content theory), teori motivasi dengan pendekatan proses (process theory) dan teori motivasi dengan pendekatan penguat (reinforcement theory).Motivasi dapat diartikan sebagai kekuatan (energi) seseorang yang dapat menimbulkan tingkat persistensi dan entusiasmenya dalam melaksanakan suatu kegiatan, baik yang bersumber dari dalam diri individu itu sendiri (motivasi intrinsik) maupun dari luar individu (motivasi ekstrinsik).

Seberapa kuat motivasi yang dimiliki individu akan banyak menentukan terhadap kualitas perilaku yang ditampilkannya, baik dalam konteks belajar, bekerja maupun dalam kehidupan lainnya.. Kajian tentang motivasi telah sejak lama memiliki daya tarik tersendiri bagi kalangan pendidik, manajer, dan peneliti, terutama dikaitkan dengan kepentingan upaya pencapaian kinerja (prestasi) seseorang.

Untuk memahami tentang motivasi, terdapat beberapa teori tentang motivasi, antara lain :

Teori Hierarki Kebutuhan Maslow

Kebutuhan dapat didefinisikan sebagai suatu kesenjangan atau pertentangan yang dialami antara satu kenyataan dengan dorongan yang ada dalam diri. Apabila pegawai kebutuhannya tidak terpenuhi maka pegawai tersebut akan menunjukkan perilaku kecewa. Sebaliknya, jika kebutuhannya terpenuhi amak pegawai tersebut akan memperlihatkan perilaku yang gembira sebagai manifestasi dari rasa puasnya.

Kebutuhan merupakan fundamen yang mendasari perilaku pegawai. Karena tidak mungkin memahami perilaku tanpa mengerti kebutuhannya.

Abraham Maslow (Mangkunegara, 2005) mengemukakan bahwa hierarki kebutuhan manusia adalah sebagai berikut :

• Kebutuhan fisiologis, yaitu kebutuhan untuk makan, minum, perlindungan fisik, bernapas, seksual. Kebutuhan ini merupakan kebutuhan tingkat terendah atau disebut pula sebagai kebutuhan yang paling dasar
• Kebutuhan rasa aman, yaitu kebutuhan akan perlindungan diri dari ancaman, bahaya, pertentangan, dan lingkungan hidup
• Kebutuhan untuk rasa memiliki (sosial), yaitu kebutuhan untuk diterima oleh kelompok, berafiliasi, berinteraksi, dan kebutuhan untuk mencintai serta dicintai
• Kebutuhan akan harga diri, yaitu kebutuhan untuk dihormati dan dihargai oleh orang lain
• Kebutuhan untuk mengaktualisasikan diri, yaitu kebutuhan untuk menggunakan kemampuan, skill dan potensi. Kebutuhan untuk berpendapat dengan mengemukakan ide-ide, gagasan dan kritik terhadap sesuatu

Teori Keadilan

Keadilan merupakan daya penggerak yang memotivasi semangat  kerja seseorang, jadi perusahaan harus bertindak adil terhadap setiap karyawannya. Penilaian dan pengakuan mengenai perilaku karyawan harus dilakukan secara obyektif. Teori ini melihat perbandingan seseorang dengan orang lain sebagai referensi berdasarkan input dan juga hasil atau kontribusi masing-masing karyawan (Robbins, 2007).

Teori X dan Y

Douglas McGregor mengemukakan pandangan nyata mengenai manusia. Pandangan pertama pada dasarnya negative disebut teori X, dan yang kedua pada dasarnya positif disebut teori Y (Robbins, 2007).

McGregor menyimpulkan bahwa  pandangan manajer mengenai sifat manusia didasarkan atas beberapa kelompok asumsi tertentu dan bahwa mereka cenderung membentuk perilaku mereka terhadap karyawan berdasarkan asumsi-asumsi tersebut.

Teori dua Faktor Herzberg

Teori ini dikemukakan oleh Frederick Herzberg dengan asumsi bahwa hubungan seorang individu dengan pekerjaan adalah mendasar dan bahwa sikap individu terhadap pekerjaan bias sangat baik menentukan keberhasilan atau kegagalan. (Robbins, 2007).

Herzberg memandang bahwa kepuasan kerja berasal dari keberadaan motivator intrinsik dan bawa ketidakpuasan kerja berasal dari  ketidakberadaan faktor-faktor ekstrinsik. Faktor-faktor ekstrinsik (konteks pekerjaan) meliputi 

• Upah
• Kondisi kerja
• Keamanan kerja
• Status
• Prosedur perusahaan
• Mutu penyeliaan
• Mutu hubungan interpersonal antar sesama rekan kerja, atasan, dan bawahan

Keberadaan kondisi-kondisi ini terhadap kepuasan karyawan tidak selalu memotivasi mereka. Tetapi ketidakberadaannya menyebabkan ketidakpuasan bagi karyawan, karena mereka perlu mempertahankan setidaknya suatu tingkat ”tidak ada kepuasan”, kondisi ekstrinsik disebut ketidakpuasan,atau faktor hygiene. Faktor Intrinsik meliputi :

• Pencapaian prestasi
• Pengakuan
• Tanggung Jawab
• Kemajuan
• Pekerjaan itu sendiri
• Kemungkinan berkembang.

Tidak adanya kondisi-kondisi ini bukan berarti membuktikan kondisi sangat tidak puas. Tetapi jika ada, akan membentuk motivasi yang kuat yang menghasilkan prestasi kerja yang baik. Oleh karena itu, faktor ekstrinsik tersebut disebut sebagai pemuas atau motivator.

Teori Kebutuhan McClelland

Teori kebutuhan McClelland dikemukakan oleh David McClelland dan kawan-kawannya. Teori ini berfokus pada tiga kebutuhan, yaitu (Robbins, 2007) :

• Kebutuhan pencapaian (need for achievement) : Dorongan untuk berprestasi dan mengungguli, mencapai standar-standar, dan berusaha keras untuk berhasil.
• Kebutuhan akan kekuatan (need for power) : kebutuhan untuk membuat orang lain berperilaku sedemikian rupa sehingga mereka tidak akan berperilaku sebaliknya.
• Kebutuhan hubungan (need for affiliation) : Hasrat untuk hubungan antar pribadi yang ramah dan akrab.

Kepuasan Kerja

A. Definisi Kepuasan Kerja

Handoko dan Asa'ad menjelaskan bahwa kepuasan kerja merupakan penilaian atau cerminan dari perasaan pekerja terhadap pekerjaannya. Hal ini tampak dalam sikap positif pekerja terhadap pekerjaanya dan segala seusatu yang dihadapi lingkungan kerjanya, Dampak kepuasan kerja perlu dipantau dengan mengaitkannya pada outout yang dihasilkannya.

B. Aspek-Aspek Kepuasaan Kerja

Lima aspek yang terdapat dalam kepuasan kerja, yaitu

1. Pekerjaan itu sendiri (Work It self)

Setiap pekerjaan memerlukan suatu keterampilan tertentu sesuai dengan bidang nya masing-masing. Sukar tidaknya suatu pekerjaan serta perasaan seseorang bahwa keahliannya dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan tersebut, akan meningkatkan atau mengurangi kepuasan kerja.

2. Atasan (Supervisior)

Atasan yang baik berarti mau menghargai pekerjaan bawahannya. Bagi bawahan, atasan bisa dianggap sebagai figur ayah/ibu/teman dan sekaligus atasannya.

3. Teman sekerja (Workers)

Merupakan faktor yang berhubungan dengan hubungan antara pegawai dengan atasannya dan dengan pegawai lain, baik yang sama maupun yang berbeda jenis pekerjaannya.

4. Promosi (Promotion)

Merupakan faktor yang berhubungan dengan ada tidaknya kesempatan untuk memperoleh peningkatan karir selama bekerja.

5. Gaji/Upah (Pay)

Merupakan faktor pemenuhan kebutuhan hidup pegawai yang dianggap layak atau tidak.

C. Faktor-Faktor Penentu Kepuasan Kerja

1. Faktor Kepuasan Finansial, yaitu terpenuhinya keinginan karyawan terhadap kebutuhan finansial yang diterimanya untuk memenuhi kebutuhan mereka sehari-hari sehingga kepuasan kerja bagi karyawan dapat terpenuhi. Hal ini meliputi; system dan besarnya gaji, jaminan sosial, macam-macam tunjangan, fasilitas yang diberikan serta promosi.
2. Faktor Kepuasan Fisik, yaitu faktor yang berhubungan dengan kondisi fisik lingkungan kerja dan kondisi fisik karyawan. Hal ini meliputi; jenis pekerjaan, pengaturan waktu kerja dan istirahat, perlengkapan kerja, keadaan ruangan/suhu, penerangan, pertukaran udara, kondisi kesehatan karyawan dan umur.
3. Faktor Kepuasan Sosial, yaitu faktor yang berhubungan dengan interaksi sosial baik antara sesama karyawan, dengan atasannya maupun karyawan yang berbeda jenis pekerjaannya. Hal ini meliputi; rekan kerja yang kompak, pimpinan yang adil dan bijaksana, serta pengarahan dan perintah yang wajar.
4. Faktor Kepuasan Psikologi, yaitu faktor yang berhubungan dengan kejiwaan karyawan. Hal ini meliputi; minat, ketentraman dalam bekerja, sikap terhadap kerja, bakat dan keterampilan.

SUMBER:

Alam. (2007). Ekonomi untuk SMA. Jakarta : Esis.

Nuraini, I. (2012). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius.

Sukoco, Badri M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya : Erlangga.

Pohan, AH. (2010). Be A Smart Leader. Yogyakarta : Pustaka Grhatama.

Purba, H. (2009). Great Supervisor. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama.

Umar, H. (2000). Business an Introduction. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama.