Tugas 4: Psi. Manajemen - Komunikasi dalam Manajemen & Pelatihan dan Pengembangan

Komunikasi dalam Manajemen

A. DEFINISI KOMUNIKASI

Kata komunikasi berasal dari bahasa Latin communicatio yang berarti 'pemberitahuan' atau 'pertukaran pikiran'. Laswell (dalam Suprapto, 2009) mengatakan bahwa komunikasi adalah proses yang menggambarkan siapa mengatakan apa dengan cara apa, kepada siapa dengan efek apa. Sedangkan menurut Carl I. Hovland (dalam Suprapto, 2009) komunikasi adalah proses di mana seseorang individu atau komunikator mengoperkan stimulan, biasanya dengan lambang-lambang bahasa verbal maupun non-verbal untuk mengubah tingkah laku orang lain.

Dari beberapa definisi tersebut, maka dapat kita golongkan ada tiga pengertian utama komunikasi, yaitu pengertian secara etimologis, terminologis, dan paradigmatis.

1. Secara etimologis, komunikasi dapat dipelajadi menurut asal-usul kata, yaitu komunikasi berasal dari bahasa Latin 'commucicatio' dan perkataan ini bersumber pada kata 'commini' yang berarti sama makna mengenai sesuatu hal yang dikomunikasikan.
2. Secara terminologis, komunikasi berarti proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain.
3. Secara paradigmatis, komunikasi berarti pola yang meliputi sejumlah komponen berkorelasi satu sama lain secara fungsional untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Contohnya adalah ceramah, kuliah, dakwah, diplomasi dan sebagainya. Demikian pula pemberitaan surat kabar dan majalah, penyiaran radio maupun televisi.

Sedangkan menurut Wikipedia, komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi nonverbal.

B. PROSES KOMUNIKASI

Proses komunikasi adalah setiap langkah mulai dari saat menciptakan informasi sampai dipahami oleh komunikan. Komuniasi adalah sebuah proses, sebuah kegiatan yang berlangsung kantinu. Joseph De vito (dalam Suprapto, 2009) mengemukakan komunikasi adalah transaksi. Hal tersebut dimaksudnkan bahwa komunikasi merupakan suatu proses di mana komponen-komponen saling terkait. Bahwa para pelaku komunikasi beraksi dan bereaksi sebagai satu kesatuan dan keseluruhan.

Dalam aplikasinya, langkah-langkah dalam proses komunikasi adalah sebagai berikut:

1. Langkah pertama, ide/gagasan diciptakan oleh sumber/komunikator.
2. Langkah kedua, ide yang diciptakan tersebut kemudian dialih bentukan menjadi lambing-lambang komunikasi yang mempunyai makna dan dapat dikirimkan.
3. Langkah ketiga, pesan yang telah di encoding tersebut selanjutnya dikirimkan melalui saluran/media yang sesuai dengan karakteristik lambing-lambang komunikasi ditujukan kepada komunikan.
4. Langkah keempat, penerima menafsirkan isi pesan sesuai dengan persepsinya untuk mengartikan maksud pesan tersebut.
5. Langkah kelima, apabila pesan tersebut telah berhasil di decoding, khalayak akan mengirim kembali pesan tersebut ke komunikator.
   

Dengan demikian, sejak ide itu diciptakan sampai dengan dipahaminya pesan komunikasi yang menimbulkan umpan balik merupakan suatu proses komunikasi.

C. HAMBATAN KOMUNIKASI

Menurut Robbins (dalam Sukoco, 2003) ada empat hambatan komunikasi yang akan memengaruhi komunikasi yang kita lakukan.

1. Perbedaan Bahasa dan Presepsi

Lesikar mengilustrasikan pikiran kita yang mengatur input ini menjadi peta mental (mental map) yang mewakili presepsi kita mengenai realitas. Bahkan bila dua orang mengalami peristiwa yang sama, bayangan mental mereka mengenai peristiwa itu tidak akan identik. 

2. Gangguan Komunikasi

Menurut Locker, ada 2 gangguan dalam berkomunikasi, yaitu gangguan emosional dan gangguan fisik. Gangguan emosional adalah gangguan berdasarkan emosi atau perasaan yang sedang individu rasakan sehingga kadang individu sulit bersikap objektif. Sedangkan gangguan fisik meliputi hubungan yang buruk, akustik yang tidak baik maupun tulisan yang tidak dapat dibaca.

3. Overload Informasi

Komunikasi bisnis sering terganggu karena materinya rumit dan kontroversia. Jumlah pesan bisnis yang disampaikan semakin hari semakin banyak dan peluang untuk terjadinya umpan balik sering terbatas, sehingga sulit untuk meluruskan salah satu ngertian ketika hal itu terjadi. Dengan memahami berbagai tipe hambatan komunikasi yang ada dalam organisasi, peluang untuk mengatasinya akan meningkat.

4. Penyaringan yang Tidak Tepat

Menyaring adalah membuang atau menyingkirkan informasi sebelum pesan itu di teruskan kepada orang lain. Namun apabila hal tersebut mempengaruhi jumlah dan mutu informasi yang di teruskan, tentu akan mempengaruhi kominikasi efektif yng diharapkan. Dalam bisnis, banyak saringan antara anda dan penerima : sekertaris, asisten, mesin penjawab, dan voice-mail. Menelepon seseorang bisa menghabiskan waktu seminggu bila orang yang anda telepon dilindungi oleh penjaga pintu, atau saringan semacam ini. Hal in berarti pesan yang anda mungkin disuling. (Munir, 2007).

D. DEFINISI KOMUNIKASI INTERPERSONAL

Komunikasi interpersonal adalah komunikasi yang pesannya dikemas dalam bentuk verbal atau nonverbal. Dalam komunikasi itu, seperti pada komunikasi umumnya, selalu mencakup dua unsur pokok:isi pesan dan bagaimana isi itu dikatakan atau dilakukan, baik secara verbal maupun nonverbal. Untuk efektifnya, kedua unsur itu sebaiknya diperhatikan dan dilakukan berdasarkan pertimbangan situasi, kondisi, dan keadaan penerima pesannya. Komunikasi interpersonal merupakan komunikasi yang berproses pengembangan. Komunikasi interpersonal berbeda-beda tergantung dari tingkat hubungan pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi, pesan yang dikomunikasikan dan cara pesan dikomunikasikan. Komunikasi itu berkembang berawal dari saling pengenalan yang dangkal, berlanjut makin mendalam, dan berakhir dengan saling pengenalan yang amat mendalam. Tetapi juga dapat putus, sampai akhirnya saling melupakan.

Komunikasi interpersonal merupakan komunikasi tatap muka. Karena itu, kemungkinan umpan balik (feedback) besar sekali. Dalam komunikasi itu, penerima pesan dapat langsung menanggapi dengan menyampaikan umpan balik. Dengan demikian, diantara pengirim dan penerima pesan terjadi interaksi yang satu mempengaruhi yang lain, dan kedua-duanya saling mempengaruhi dan memberi serta menerima dampak. Pengaruh itu terjadi pada dataran kognitif-pengetahuan, efektif-perasaan, dan behavioral-perilaku. Agar berjalan baik, maka komunikasi interpersonal hendaknya mengikuti peraturan tertentu. Peraturan itu ada yang intrinsik dan ada yang ekstrinsik. Peraturan intrinsik adalah peraturan yang dikembangkan oleh masyarakat untuk mengatur cara orang harus berkomunikasi satu sama lain. Peraturan ini menjadi patokan perilaku dalam komunikasi interpersonal. Peraturan intrinsik adalah peraturan yang ditetapkan oleh situasi atau masyarakat.

Sumber:

Hardjana, M.A. (2003). Komunikasi Intrapersonal dan interpersonal. Yogyakarta: Kanisius

Sukoco, B. (2007). Manajemen Administrsi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga.

Suprapto, T. (2009). Pengantar Teori dan Manajemen Komunikasi. Yogyakarta : Media Pressindo

Komunikasi - Wikipedia (http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi)

Pelatihan dan Pengembangan

A. DEFINISI PELATIHAN

Pelatihan adalah upaya sadar untuk menumbuhkembangkan perubahan bagi peserta didik, lembaga penyelenggaraan, masyarakat dan bangsa. Pelatihan mengandung beberapa arti., yaitu:

1. Pertama, pelatihan adalah suatu proses penyampaian dan pemilikan keterampilan, pengetahuan dan nilai-nilai. 
2. Kedua, pelatihan adalah produk (hasil) dari proses tersebut, yaitu pengetahuan dan pengalaman yang diperoleh dalam pelatihan. 
3. Ketiga, pelatihan adalah kegiatan profesional yang memerlukan pengalaman khusus dan pengakuan (sertifikasi). 
4. Keempat, pelatihan adalah suatu disiplin akademik, yaitu kegiatan terorganisasi untuk mempelajari proses, produk dan profesi pelatihan dengan menggunakan kajian sejarah, filsafat dan ilmu pengetahuan tentang manusia atau kajian keilmuan tentang manusia yang bermasyarakat (the sciences of social man).

B. TUJUAN DAN SASARAN PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Tujuan dari pelatihan secara umum dapat dirumuskan sebagai berikut :

1. Meningkatkan Produktivitas
Pelatihan selain diberikan kepada tenaga kerja baru, diberikan juga kepada tenaga kerja yang sudah lama bekerja di perusahaan. pelatihan dapat mennigkatkan taraf prestasi tenaga kerja pada jabatannya sekarang. presasi kerja yang meningkat mengakibatkan peningkatan dari produktivitas. Jadi prestasi kerja mennigkat, keluaran meningakat, produktivita mennigkat.

2. Meningkatkan Mutu
Pelatihan yang tepat tidak saja meningkatkan kuantitas dari keluaran tetapi juga meningkatkan kualitas dari keluaran. tenaga ekrja yang berpengetahuan dan berketrampilan baik hanya akan berbuat sedikit kesalahan, dan cermat daalm pelaksanaan pekerjaan.

3. Meningkatkan Ketepatan dalam Perencanaan SDM
Pelatihan yang tepat dapat membantu perusahaan untuk memenuhi keperluannya akan tenaga kerja dengan pengetahuan dan keterampilan tertentu di masa yang akan datang. Jika suatu saat diperlukan, maka lowongan yang ada dapat secara mudah diisi oleh tenaga dari dalam perusahaan sendiri

4. Meningkatkan Semangat kerja
iklim dan suasana organisasi pada umumnya menjadi lebih baik jika perusahaan mempunyai program pelatihan yang tepat. Suatu rangkaian reaksi positif dapat dihasilkan dari program pelatihan perusahaan yang direncanakan dengan baik.

5. Menarik dan Menahan Tenaga Kerja yang Baik
Para tenaga kerja, terutama para menejernya memandang kemungkinan untuk mengikuti pelatihan sebagai bagian dari imbalan jasa dari perusahaan terhadap mereka. mereka berharap perusahaan membayar program pelatihan yang mengakibatkan mereka bertambah pengetahuan dan keterampilan dalam keahlian mereka masing masing. karena itu banyak perusahaan yng menawarkan program pelatihan yang khusus untuk menarik tenaga kerja yang berpotensi baik.

6. Menjaga Kesehatan dan Keselamatan Kerja
Pelatihan yang tepat dapat membantu menghindari timbulnya kecelakaan di perusahaan dan dapat menimbulkan lingkungan kerja yang lebih aman dan sikap netral yang lebih stabil.

7. Menghindari Keusangan ( Obsolescence)
Usaha pelatihan dan pengembangan dilakukan secara terus menerus supaya para tenaga kerja dapat mengikuti perkembangan terakhir dalam bidang kerja merek masing-masing. Ini berlaku baik untuk tenaga kerja  ( nonmanajerial) maupun untuk tenaga kerja manajerial.

8. Menunjang pertumbuhan peribadi ( personal growth)
Pelatihan dan pengembangan tidak hanya menguntungkan perusahaan, tapi juga menguntungkan tenaga kerja sendiri

C. FAKTOR PSIKOLOGI DALAM PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

John Miner (1992) mengungkapkan dalam bukunya Industrial-Organizational Psychology, peran psikologi dalam pelatihan dan pengembangan adalah sebagai berikut:

• Berfungsi sebagai mediator dalam hal-hal yang berorientasi pada produktivitas : melakukan pelatihan dan pengembangan, menciptakan manajemen keamanan kerja dan teknik-teknik pengawasan kinerja, meningkatkan motivasi dan moral kerja karyawan, menentukan sikap-sikap kerja yang baik dan mendorong munculnya kreativitas karyawan. 
• Terlibat dalam proses output: melakukan penilaian kinerja, mengukur produktivitas perusahaan, mengevaluasi jabatan dan kinerja karyawan. 
• Terlibat dalam proses input : melakukan rekrutmen, seleksi, dan penempatan karyawan. 
• Berfungsi sebagai mediator dalam hal-hal yang berorientasi pada pemeliharaan: melakukan hubungan industrial (pengusaha-buruh-pemerintah), memastikan komunikasi internal perusahaan berlangsung dengan baik, ikut terlibat secara aktif dalam penentuan gaji pegawai dan bertanggung jawab atas dampak yang ditimbulkannya, pelayanan berupa bimbingan, konseling dan therapi bagi karyawan-karyawan yang mengalami masalah-masalah psikologis

D. TEKNIK DAN METODE PELATIHAN

Bentuk pelatihan dapat dibedakan ke dalam pelatihan pada pekerjaan (on the job pelatihan) dan pelatihan diluar pekerjaan (off the job pelatihan).  Munandar (2008) mengatakan bahwa terdapat enam Teknik dan metode pelatihan dikelas, yaitu :

Kuliah 
Suatu ceramah yang disampaikan secara lisan untuk tujuan pendidikan. Kuliah adalah pembiacaraan yang diorganisasikan secara formal tentang hal-hal khusus. Kelebihan dari kuliah adalah bahwa metode ini dapat dipakai untuk kelompok yang sangat besar sehingga biaya per trainee rendah dan dapat menyajikan bahan pengetahuan dengan waktu yang relatif singkat. Kelemahan dari kuliah adalah para trainee lebih bersikap pasif.

Konferensi
Merupakan pertemuan formal dimana terjadi diskusi atau konsultasi tentang suatu hal yang penting. Konperensi menekankan adanya diskusi kelompok kecil, bahan yang terorganisasi dan keterlibatkan peserta secara aktif.

Studi Kasus (Case Study)
Merupakan uraian tertulis atau lisan tentang masalah dalam perusahaan atau tentang keadaan perusahaan selama kala waktu tertentu yang nyata atau hipotesis (namun didasarkan pada kenyataan). Pada metode ini para trainee diminta untuk mengindentifikasi masalah dan merekomendasikan jawabannya.

Bermain Peran (Role Play)
Peran adalah suatu pola perilaku yang diharapkan. Peserta diberi tahu tentang suatu keadaan dan peran mereka yang harus mereka mainkan tanpa script. Kebaikan metode ini memungkinkan belajar melalui perbuatan, menekankan kepekaan manusia dan interaksi manusia, memberitahu secara langsung hasilnya, menimbulkan minat dan keterlibatan yang tinggi dan menunjang pengalihan pembelajaran (transfer of learning).

Bimbingan Berencana atau Instruksi Bertahap (Programmed Instruction)
Terdiri atas satu urutan langkah yang berfungsi sebagai pedoman dalam melaksanakan suatu pekerjaan atau suatu kelompok tugas pekerjaan. Metode ini meliputi langkah-langkah yang telah diatur terlebih dahulu tentang prosedur yang berhubungan dengan dapat dikuasainya suatu keterampilan yang khusus atau suatu pengetahuan umum. Metode ini dapat dilaksanakan memakai buku atau mesin pengajaran.

Metode Simulasi 
Berusaha menciptakan situasi yang merupakan tiruan dari keadaan nyata. Dalam hubungannya dengan pelatihan, maka suatu simulasi adalah suatu jenis alat atau teknik yang menyalin setepat mungkin kondisi-kondisi nyata. Dalam hubungannya dengan pealtihan, maka suatu simulasi adalah suatu jenis alat atau teknik yang menyalin setepat mungkin kondisi-kondisi nyata yang ditemukan dalam pekerjaan. Contoh dari pelatihan adalah laboratorium antariksa. Pilot diajarkan menerbangkan kapal terbang jenis baru dalam model yang dapat bekerja seolah-olah seperti kapal terbang nyata. Para astronot kemudian di train untuk terbang ke bulan dalam kapsul ruang angkasa tiruan.

Sumber:
Devito, J.A. (2011). Komunikasi antar manusia. Jakarta : Karisma Publishing Group.
Lubis,W.L. (2008). Peranan Komunikasi Dalam Organisasi: Jurnal Harmonisasi sosial. Vol II. No 2. Sumatra Utara : Universitas Sumatra Utara
Munandar, A.S. (2008). Psikologi Industri dan Organisasi. Jakarta : Penerbit Universitas Indonesia (UI-Press).
Prof. Dr. Hafied Cangara, M. Sc.(1998). Pengantar Ilmu komunikasi. Jakarta : RajaGrafindo Persada (Rajawali Perss)